Politique de confidentialité

Protection des Données Personnelles

Otovo prend au sérieux la protection des données personnelles et nous faisons notre possible pour donner un aperçu de la manière dont nous utilisons et traitons les données personnelles. Vous trouverez ci-dessous des informations sur la manière dont nous collectons et traitons vos données personnelles distribuées sur nos différents produits et services.

Dernière modification : 12.04.24

Qui est le responsable du traitement des données ?

Otovo BE S.R.L., dont le numéro d'entreprise est 0793.357.654, dont le siège social est situé Bd Roi Albert II 4, 1000 Bruxelles, Belgique et dont l'adresse e-mail de contact est sun@otovo.be ("Otovo"), est le responsable du traitement des données collectées par le biais du site web d'Otovo et/ou de l'application d'Otovo (collectivement, la "Plateforme").

Finalités et base juridique du traitement

Toutes les données personnelles collectées par l'intermédiaire de la Plateforme peuvent être traitées sur la base juridique suivante :

Le Contrat du Système solaire signé avec Otovo (le "Contrat").
L'intérêt légitime d'Otovo à effectuer des vérifications de solvabilité pour s'assurer que vous êtes une partie contractante appropriée qui sera en mesure de remplir ses obligations dans le cadre du Contrat.
Estimation du potentiel solaire d'une adresse à la demande du client.
Consentir à recevoir des e-mails concernant l'estimation du potentiel solaire.
Consentir à recevoir des communications personnalisées sur les subventions, les avantages des produits, les offres spéciales et les autres produits et services d'Otovo (sauf par des moyens non électroniques ou par des moyens électroniques, lorsque la communication est envoyée à des clients existants pour des produits/services similaires).

Données personnelles que nous traitons à votre sujet

Lorsque vous vérifiez le potentiel solaire de votre toit, nous recueillons votre adresse personnelle et votre adresse e-mail si vous avez donné votre accord à cet effet. Nous pouvons également vous demander des données supplémentaires afin de calculer une estimation de votre consommation d'électricité dans le but de fournir des tailles d'installation adaptées. L'objectif est de pouvoir fournir un devis pour l'installation de cellules solaires sur votre toit, ainsi que de gérer votre relation client et d'effectuer la livraison. L'adresse électronique est utilisée pour communiquer avec vous sous la forme d'un suivi personnel, de bulletins d'information et de toute autre communication sur les produits et services d'Otovo susceptibles de vous intéresser. Si vous ne souhaitez pas recevoir de newsletters, vous pouvez vous désabonner en bas de la newsletter.

Nous collectons et enregistrons des données sur l'adresse pour laquelle vous estimez le potentiel solaire, telles que l'azimut, la pente de votre toit, la superficie et la hauteur du toit, afin d'effectuer une estimation du potentiel énergétique des cellules solaires sur votre toit, ainsi qu'un calcul de prix. Nous conservons ces informations à des fins d'analyse, afin de pouvoir effectuer de meilleurs calculs à l'avenir.

Si vous souhaitez procéder à une estimation, nous vous demanderons votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique afin de pouvoir vous contacter pour dissiper tout doute et, le cas échéant, vous envoyer une offre formelle. Toutes les informations demandées sont nécessaires à la conclusion du Contrat. Si vous ne fournissez pas ou refusez de fournir ces informations, Otovo ne pourra pas conclure de contrat avec vous.

Si vous acceptez l'offre, nous pouvons envoyer votre nom, votre numéro de téléphone et le document contractuel à l'un de nos partenaires pour les signatures numériques, tel que DocuSign, qui agira en tant qu'opérateur du traitement des données.

Lorsque ces informations sont nécessaires, nous pouvons également vous demander votre numéro d'identification personnel. Dans ce cas, l'objectif sera de compléter les demandes pour lesquelles ces informations sont nécessaires et/ou de procéder à une vérification de votre solvabilité afin d'évaluer votre solvabilité et votre capacité à remplir vos obligations en vertu du Contrat. Votre numéro d'identification personnel sera stocké sous forme cryptée.

Combien de temps conserverons-nous vos données personnelles ?

La durée de conservation de vos Données Personnelles dépend de la finalité pour laquelle elles ont été obtenues. Si vos données sont utilisées à plusieurs fins nécessitant des périodes de conservation différentes, nous appliquerons la plus longue.

Les Données Personnelles traitées sur la base de votre consentement seront conservées jusqu'à ce que vous retiriez votre consentement ou que vous demandiez l'effacement de vos données ou que vous vous y opposiez.

Les Données Personnelles traitées pour l'exécution du Contrat seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle concernée.

Les Données Personnelles traitées dans le cadre des intérêts légitimes d'Otovo seront conservées aussi longtemps qu'Otovo aura besoin de s'y conformer ou de les réaliser.

Une fois que ces périodes ont pris fin ou que votre demande d'effacement de vos données personnelles a été satisfaite, nous ne conserverons vos données personnelles dûment bloquées que pendant les périodes requises par la loi. Cela signifie qu'elles ne peuvent être traitées à d'autres fins que celles de les mettre à la disposition des tribunaux ou des autorités publiques compétentes, de se conformer à toute responsabilité découlant du traitement et uniquement pendant son délai de prescription. Une fois ce délai écoulé, les données seront détruites.

Des informations plus détaillées sur nos périodes de conservation sont disponibles sur simple demande.

Avec qui pouvons-nous partager vos données personnelles ?

Si vous avez choisi de changer de Fournisseur d'électricité pour passer à l'un de nos partenaires, dans le cadre de la commande d'un système solaire, nous enverrons vos coordonnées au Fournisseur d'électricité que vous avez choisi afin qu'il puisse vous contacter.

Nous pouvons partager vos informations avec des opérateurs du traitement des données dans le domaine de la consommation d'énergie afin de vous demander votre consommation d'électricité dans le but de fournir des installations de taille adaptée.

Une fois qu'Otovo a planifié votre installation en détail, nous communiquons vos coordonnées, votre adresse et les données du projet à notre installateur.

Lors du raccordement de votre installation au réseau électrique, nous partageons vos coordonnées et des informations sur l'installation des panneaux solaires avec le propriétaire du réseau électrique.

Une fois l'installation opérationnelle et connectée au réseau, les données de production de votre convertisseur seront partagées avec le fabricant de convertisseurs à des fins d'analyse et de dépannage éventuel. Ces données ne disent rien sur votre consommation d'énergie résidentielle en général, mais seulement si le soleil brille sur votre installation.

Les données de production de l'installation seront également collectées par Otovo. Ces informations sont utilisées à des fins d'analyse et de dépannage éventuel. Les données servent de base aux statistiques figurant sur Ma page et dans les applications Otovo.

Otovo peut utiliser les données de production associées aux adresses pour améliorer les modèles de calcul, à la fois en interne et en collaboration avec d'autres entités du secteur de l'énergie solaire, et les partager avec le public. Lors du partage des données, celles-ci seront rendues anonymes dans la mesure du possible, mais la localisation est un élément important dans l'analyse des données de production.

Vos données personnelles peuvent être partagées avec les opérateurs du traitement des données qui fournissent des services à Otovo. Otovo s'assurera que tous ces sous-traitants respectent la législation en vigueur en matière de protection des données en signant un accord de traitement des données conformément à l'art. 28 du Règlement général sur la protection des données.

Chat et e-mail

Lorsque vous communiquez avec nous par e-mail à l'une de nos adresses de service client ou de vente, ou par le biais de la fonction de chat du site web, l'échange de messages est sauvegardé afin que nous puissions vous servir au mieux au fil du temps. Les messages de chat et les e-mails sont enregistrés dans Hubspot.

Nous utilisons actuellement MailChimp pour l'envoi de notre newsletter. Dans ce cadre, votre adresse électronique est enregistrée avec des informations telles que le produit qui vous intéresse et la région dans laquelle vous vivez. Si vous vous désabonnez de la newsletter, le service conservera votre adresse électronique dans son système afin d'éviter que vous ne vous réinscriviez. Toutes les autres données seront supprimées.

Ces sociétés agissent en tant que opérateurs du traitement des données.

Suivi des erreurs

Afin de pouvoir améliorer notre logiciel, nous enregistrons les exceptions et les erreurs qui se produisent sur notre site web et sur les applications. Ces événements d'erreur, ainsi que les données associées à l'état dans lequel se trouvait le système lorsqu'il a échoué, sont collectés par un service externe. Nous utilisons actuellement Sentry pour cela. Les informations sont conservées pendant 90 jours.

Systèmes de stockage et de sauvegarde des données

Le site web et les applications Otovo utilisent plusieurs services Otovo en arrière-plan. Ces services fonctionnent exclusivement dans le nuage et utilisent donc plusieurs systèmes tiers. Les serveurs, les bases de données et le stockage des données sont fournis par Amazon et Heroku, qui est un Fournisseur de services au-dessus de la plateforme Amazon, appartenant à Salesforce. Nous utilisons des centres de données en Europe, si possible, principalement en Irlande et en Allemagne.

SMS et e-mails automatiques

Nous utilisons Mailgun pour l'envoi d'e-mails automatiques et Twilio pour les e-mails et les SMS. Il peut s'agir, par exemple, d'informations sur des changements concernant l'installation, etc. Les services stockent des métadonnées à des fins de suivi et de dépannage.

Communications internes

Pour les communications internes, nous utilisons Slack. Nos systèmes internes envoient des mises à jour à ce service dans le cadre d'événements liés au comportement des clients. Ces mises à jour peuvent notamment contenir le nom, l'adresse et les coordonnées.

Pour le courrier électronique et le stockage de fichiers, nous utilisons Google G Suite. Référez-vous aux "Routines de mots de passe" ci-dessous, pour savoir comment nous gérons l'accès à ces services.

Les sociétés mentionnées précédemment agissent en tant que opérateurs du traitement des données.

Accès aux données et cryptage

Lorsque nos systèmes traitent des numéros d'identification personnels et d'autres données confidentielles, ils ne sont accessibles qu'aux développeurs d'Otovo et aux autres employés ayant un besoin d'accès justifié. Les codes de cryptage, qui sont notamment utilisés pour le stockage de données confidentielles, ne sont accessibles qu'aux développeurs d'Otovo. Toutes les machines utilisées pour le développement et susceptibles de contenir des copies de données provenant de systèmes de production sont dotées d'un système de fichiers cryptés.

Toutes les données communiquées aux partenaires externes sont cryptées.

Routines de mot de passe

Tous les employés d'Otovo sont tenus d'utiliser l'authentification à deux facteurs lorsqu'ils se connectent aux systèmes d'Otovo, ainsi qu'aux téléphones et appareils protégés par un mot de passe. Tous les partenaires de collaboration externes (installateurs, etc.) qui ont accès aux systèmes d'Otovo utilisent des comptes personnels qui ne donnent accès qu'aux parties pertinentes du système.

Vos droits

Vous pouvez nous demander à tout moment d'accéder, de copier, de rectifier, de restreindre ou de supprimer les données personnelles que nous conservons à votre sujet. Cette demande doit être adressée à Otovo par écrit à notre adresse professionnelle ou par courrier électronique à privacy@otovo.com. Nous pouvons également vous demander une preuve de votre identité si nous le jugeons nécessaire (par ex. une photocopie de votre carte d'identité ou de votre passeport). Dans certaines circonstances, vous pouvez également vous opposer au traitement et exercer votre droit à la portabilité des données. De plus amples informations sur ces droits sont disponibles ici : https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/privacy/wat-zijn-mijn-rechten (néerlandais) et https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/vie-privee/quels-sont-mes-droits- (français).

Modifications de la déclaration de protection de la vie privée

Nous mettrons à jour cette déclaration de protection de la vie privée au fur et à mesure de l'évolution de l'offre de services. Vous trouverez en haut de la page la date de la dernière mise à jour de ce contenu. Si nous procédons à des changements majeurs vous concernant, nous vous en informerons.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité Belge de Protection des Données ( https://www.dataprotectionauthority.be), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles. Otovo dispose de son propre représentant chargé de la protection de la vie privée, qui peut être contacté par e-mail à l'adresse privacy@otovo.com.

Politique de confidentialité dans le cadre des partenariats

Otovo s'efforce d'améliorer ses services et ses offres grâce à des partenariats et des collaborations stratégiques. Ces initiatives peuvent impliquer un partage limité de vos informations personnelles uniquement à des fins compatibles avec nos intérêts légitimes et visant à améliorer votre expérience.

Vous trouverez ci-dessous des cas d'utilisation spécifiques qui illustrent comment et pourquoi nous pouvons partager des données personnelles :

Partenaires de référence : nous partageons des données avec des partenaires de référence pour calculer les frais et améliorer l'efficacité de leurs stratégies marketing. Le partage de données est limité uniquement aux clients originaires de la zone du partenaire de référence respectif. Notre intérêt légitime réside dans la garantie d’une rémunération équitable et l’amélioration de l’efficacité de l’entreprise. Cette approche permet aux partenaires de référence d'adapter leurs expériences, d'élargir l'expérience client et d'offrir des avantages spécifiques aux nouveaux clients d'Otovo.

Partenaires commerciaux : Notre collaboration avec les partenaires commerciaux implique le partage d’informations personnelles pour les raisons suivantes :

Remplir les obligations d'Otovo en vertu des contrats clients, afin que nous remplissions nos obligations de service.
Tirer parti des capacités spécialisées de nos partenaires commerciaux pour répondre à un large éventail de besoins des clients, en garantissant que toutes les personnes intéressées par les solutions d'énergie solaire reçoivent le service le meilleur et le plus approprié.
Préférence du client : répondre aux préférences des clients en matière d'engagement personnel et d'interactions directes que les partenaires commerciaux peuvent fournir.
Couverture géographique : les partenaires commerciaux peuvent avoir une forte couverture dans certaines zones, rendant nos services plus accessibles à un public plus large.

Ces activités sont motivées par notre intérêt légitime à améliorer la qualité du service, l’efficacité commerciale et la satisfaction des clients. Veuillez noter que vous avez le droit de vous opposer à tout moment au partage et au traitement de vos informations par les partenaires d'Otovo.