Privacyverklaring

Bescherming van persoonsgegevens

Otovo neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en wij doen wat wij kunnen om u inzicht te geven in hoe wij persoonsgegevens gebruiken en verwerken. Hieronder vindt u informatie over hoe wij uw persoonlijke gegevens verzamelen en verwerken, via verschillende producten en diensten.

Laatst gewijzigd: 12.04.24

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Otovo BE B.V., met ondernemingsnummer 0793.357.654, met zetel te Koning Albert II-laan 4, 1000 Brussel, België en contact e-mailadres sun@otovo.be (“Otovo”), is de verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens die via de website en/of de applicatie van Otovo (gezamenlijk het “Platform”) worden verzameld.

Doeleinden en rechtsgrondslag voor de verwerking

Alle persoonsgegevens die via het Platform worden verzameld, kunnen op de volgende rechtsgrondslagen worden verwerkt:

De met Otovo ondertekende Solar-overeenkomst (de “Overeenkomst”).
Het gerechtvaardigde belang van Otovo bij het uitvoeren van kredietcontroles om ervoor te zorgen dat u een geschikte contractant bent die uw verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst zal nakomen.
Het inschatten van het zonnepotentieel op een adres op verzoek van de klant.
Toestemming om e-mails te ontvangen over het geschatte zonnepotentieel.
Toestemming om gepersonaliseerde communicatie te ontvangen over subsidies, productvoordelen, speciale aanbiedingen en de andere producten en diensten van Otovo (tenzij via niet-elektronische middelen, of via elektronische middelen, wanneer de communicatie wordt verzonden naar bestaande klanten voor soortgelijke producten/diensten).

Persoonsgegevens die wij van u verwerken

Bij de controle van het zonnepotentieel van uw dak verzamelen wij uw adres, en e-mailadres als u daarvoor toestemming heeft gegeven. Wij kunnen ook om aanvullende gegevens vragen om een schatting van uw elektriciteitsverbruik te berekenen met het oog op het verstrekken van aangepaste installatiematen. Het doel hiervan is om een schatting te kunnen maken voor de installatie van zonnecellen op uw dak, alsmede het beheren van uw klantrelatie en het afronden van de levering. Het e-mailadres wordt gebruikt om met u te communiceren in de vorm van een persoonlijke follow-up, nieuwsbrieven en andere communicatie over de producten en diensten van Otovo waarin u mogelijk geïnteresseerd bent. Als u geen nieuwsbrieven wilt ontvangen, kunt u zich onderaan de nieuwsbrief afmelden.

Wij verzamelen en bewaren gegevens over het adres waarvoor u het zonnepotentieel laat schatten, zoals azimut, helling van uw dak, oppervlakte en dakhoogte, om een schatting te maken van het energiepotentieel van zonnecellen op uw dak, alsmede een prijsberekening. Wij bewaren deze informatie voor analyse, zodat wij in de toekomst betere berekeningen kunnen maken.

Als u wilt overgaan tot een schatting, vragen wij om uw naam, telefoonnummer en e-mailadres, zodat wij contact met u kunnen opnemen om eventuele twijfels op te helderen en u desgewenst een formele offerte toe te sturen. Alle gevraagde informatie is noodzakelijk voor het aangaan van de Overeenkomst. Als u deze informatie niet verstrekt of weigert te verstrekken, kan Otovo geen overeenkomst met u aangaan.

Als u het aanbod aanvaardt, kunnen wij uw naam, telefoonnummer en het contractuele document naar een van onze partners inzake digitale handtekeningen sturen, zoals Scrive, die als gegevensverwerker optreedt.

In het geval dat deze informatie vereist is, kunnen wij ook om uw persoonlijke ID-nummer vragen. In dat geval zal het doel van de verwerking zijn om enige aanvragen te voltooien, wanneer deze informatie nodig is, en/of om een kredietcontrole van u uit te voeren om uw kredietwaardigheid en vermogen om uw verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst na te komen, te evalueren. Uw persoonlijke ID-nummer wordt gecodeerd opgeslagen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De periode dat wij uw persoonsgegevens bewaren is afhankelijk van het doel waarvoor ze zijn verkregen. Als uw gegevens worden verwerkt voor verschillende doeleinden waarvoor verschillende bewaartermijnen gelden, passen wij de langste toe.

Persoonsgegevens die op basis van uw toestemming worden verwerkt, worden bewaard totdat u uw toestemming intrekt, verzoekt om verwijdering of bezwaar indient tegen de verwerking van uw gegevens.

De voor de uitvoering van de Overeenkomst verwerkte persoonsgegevens worden gedurende de volledige looptijd van de desbetreffende contractuele relatie bewaard.

Persoonsgegevens die in het kader van de legitieme belangen van Otovo worden verwerkt, worden bewaard zolang Otovo ze nastreeft.

Zodra deze termijnen zijn verstreken of aan uw verzoek om uw persoonsgegevens te wissen is voldaan, bewaren wij uw naar behoren afgeschermde persoonsgegevens alleen gedurende de wettelijk voorgeschreven termijnen. Dit betekent dat ze niet mogen worden verwerkt, voor enig ander doel dan om ze ter beschikking te stellen van rechtbanken of bevoegde overheidsinstanties, om te voldoen aan een eventuele aansprakelijkheid die voortvloeit uit de verwerking en alleen gedurende de verjaringstermijn ervan. Zodra deze termijn is verstreken, worden de gegevens vernietigd.

Meer gedetailleerde informatie over onze bewaartermijnen is beschikbaar op eenvoudig verzoek

Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens delen?

Als u ervoor hebt gekozen om, in verband met de bestelling van een zonnesysteem, van elektriciteitsleverancier te veranderen naar een van onze partners, sturen wij uw contactgegevens naar de door u gekozen elektriciteitsleverancier, zodat zij contact met u kunnen opnemen.

Wij kunnen uw informatie delen met gegevensverwerkers op het gebied van energieverbruik om uw elektriciteitsverbruik op te vragen met het oog op het verstrekken van aangepaste installatiematen.

Nadat Otovo uw installatie tot in detail heeft gepland, delen wij uw contactgegevens, adres en projectgegevens met onze installateur.

Bij de aansluiting van uw installatie op het elektriciteitsnet delen wij uw contactgegevens en informatie over de zonnepaneleninstallatie met de eigenaar van het elektriciteitsnet.

Zodra de installatie operationeel is en op het netwerk is aangesloten, worden de productiegegevens van uw omvormer gedeeld met de fabrikant van de omvormer voor analyse en eventuele probleemoplossing. Deze gegevens zeggen niets over uw residentiële energieverbruik in het algemeen, alleen of de zon op uw installatie schijnt.

De productiegegevens van de installatie worden ook door Otovo verzameld. Deze informatie wordt gebruikt voor analyse en eventuele foutopsporing. De gegevens dienen als basis voor de statistieken op My Page en in de Otovo apps.

De productiegegevens van de installatie worden ook door Otovo verzameld. Deze informatie wordt gebruikt voor analyse en eventuele probleemoplossing. De gegevens dienen als basis voor de statistieken op My Page en in de Otovo applicaties.

Otovo kan productiegegevens in verband met adressen gebruiken om rekenmodellen te verbeteren, zowel intern als in samenwerking met andere entiteiten in de zonne-energiesector, en deze openbaar delen. Bij het delen van de gegevens worden deze zoveel mogelijk geanonimiseerd, maar de locatie is een belangrijk element in de analyse van de productiegegevens.

We gebruiken OpenAI om onze diensten en gebruikerservaring te verbeteren. Het zou kunnen dat gegevens zoals naam en contactgegevens worden gedeeld met OpenAI voor dienstverlening en verbetering van onze service. OpenAI beschermt uw persoonlijke gegevens en voldoet aan de wetgeving inzake gegevensbescherming. Ga voor meer informatie naar hun privacybeleid.

We gebruiken voornamelijk de Google-service en de Google Advertising-service om gepersonaliseerde en niet-gepersonaliseerde advertenties aan u te tonen, op voorwaarde dat u Targeting-cookies en scripts accepteert. Indien mogelijk kunnen we persoonlijke gegevens delen en informatie zoals naam, e-mail en telefoonnummer met Google delen. Dit stelt ons in staat om onze advertenties beter op u af te stemmen. Voor meer informatie over hoe Google uw gegevens gebruikt, verwijzen wij u naar de Privacy- en gebruiksvoorwaarden van Google.

Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met gegevensverwerkers die diensten verlenen aan Otovo. Otovo zal ervoor zorgen dat zij allen voldoen aan de huidige wetgeving inzake gegevensbescherming door een overeenkomst inzake gegevensverwerking te ondertekenen overeenkomstig art. 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Chat en e-mail

Wanneer u met ons communiceert via e-mail op een van onze e-mailadressen voor ondersteuning of verkoop, of via de webchatfunctie op de website, wordt de uitwisseling van berichten opgeslagen, zodat wij u na verloop van tijd zo goed mogelijk van dienst kunnen zijn. Zowel chatberichten als e-mails worden opgeslagen in Hubspot.

Wij gebruiken momenteel MailChimp voor het versturen van onze nieuwsbrief. In verband hiermee wordt uw e-mailadres opgeslagen, samen met informatie zoals in welk product u interesse hebt getoond en in welke regio u woont. Als u zich afmeldt voor de nieuwsbrief, heeft de dienst nog steeds uw e-mailadres in zijn systeem om te voorkomen dat u zich opnieuw aanmeldt. Alle andere gegevens worden gewist.

Deze bedrijven fungeren als gegevensverwerkers.

Foutopsporing

Om onze software te kunnen verbeteren, registreren wij uitzonderingen en fouten die zich voordoen op onze website en op de apps. Deze foutgebeurtenissen, samen met gegevens over de toestand waarin het systeem verkeerde toen het faalde, worden verzameld door een externe dienst. Momenteel gebruiken we hiervoor Sentry. De informatie wordt 90 dagen bewaard.

Systemen voor gegevensopslag en reserveopslag

De website en de Otovo-apps maken in de back-end gebruik van verschillende Otovo-diensten. Deze diensten draaien uitsluitend in de cloud en maken daarom gebruik van meerdere systemen van derden. Servers, databases en gegevensopslag worden geleverd door Amazon en Heroku, een dienstverlener bovenop het Amazon-platform, eigendom van Salesforce. Wij gebruiken datacenters in Europa, indien mogelijk, voornamelijk in Ierland en Duitsland.

Automatische SMS and e-mails

Wij gebruiken Mailgun voor het versturen van automatische e-mails, en Twilio voor zowel e-mails als SMS. Dit kan bijvoorbeeld informatie zijn over wijzigingen met betrekking tot de installatie, enz. De diensten slaan metadata op voor tracking en foutopsporing en probleemoplossing.

Interne communicatie

Voor interne communicatie gebruiken we Slack. Onze back-end systemen sturen updates naar deze dienst in verband met gebeurtenissen die verband houden met klantgedrag. Deze updates kunnen onder andere naam-, adres- en contactgegevens bevatten.

Voor e-mail en bestandsopslag gebruiken wij Google G Suite. Zie "Wachtwoordbeheer" hieronder, voor hoe wij de toegang tot deze diensten beheren.

De bovengenoemde bedrijven fungeren als gegevensverwerkers.

Gegevenstoegang en -versleuteling

Waar onze systemen persoonlijke identificatienummers en andere vertrouwelijke gegevens verwerken, zijn deze alleen toegankelijk voor de ontwikkelaars van Otovo en andere medewerkers met een gerechtvaardigde toegangsnoodzaak. Encryptiecodes, die onder meer worden gebruikt voor de opslag van vertrouwelijke gegevens, zijn alleen toegankelijk voor de ontwikkelaars van Otovo. Alle machines die bij de ontwikkeling worden gebruikt en die kopieën van gegevens uit productiesystemen kunnen bevatten, hebben een versleuteld bestandssysteem.

Alle datacommunicatie met externe partners is versleuteld.

Wachtwoordbeheer

Alle medewerkers van Otovo zijn verplicht twee-factor authenticatie te gebruiken bij het inloggen op de systemen van Otovo, evenals telefoons en apparaten met wachtwoordbeveiliging. Alle externe samenwerkingspartners (installateurs, enz.) die toegang hebben tot de systemen van Otovo gebruiken persoonlijke accounts met alleen toegang tot relevante delen van het systeem.

Uw rechten

U kunt ons te allen tijde verzoeken om toegang, kopie, rectificatie, beperking of verwijdering van de persoonlijke gegevens die wij over u bewaren; een dergelijk verzoek dient te worden gericht aan Otovo via een schriftelijk verzoek aan ons bedrijfsadres of per e-mail aan . We kunnen ook om een bewijs van uw identiteit vragen als dat nodig wordt geacht (bijvoorbeeld een fotokopie van uw identiteitskaart of paspoort). Onder bepaalde omstandigheden kunt u ook bezwaar maken tegen de verwerking en uw recht op gegevensoverdraagbaarheid uitoefenen. Meer informatie over deze rechten vindt u hier: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/privacy/wat-zijn-mijn-rechten (Nederlands) en https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/vie-privee/quels-sont-mes-droits- (Frans).

Wijzigingen in de privacyverklaring

Wij zullen deze privacyverklaring actueel houden naarmate het dienstenaanbod verandert. Bovenaan de pagina vindt u een datumaanduiding voor wanneer we de inhoud voor het laatst hebben bijgewerkt. Als wij belangrijke wijzigingen aanbrengen die gevolgen hebben voor u, wordt u daarvan op de hoogte gesteld.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit ( https://www.dataprotectionauthority.be), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Otovo heeft een eigen privacy vertegenwoordiger die u kunt contacteren via privacy@otovo.com.

Vertrouwelijkheidsbeleidvoorpartnerschappen

Otovo streeft ernaar om haar diensten en aanbiedingen te verbeteren door middel van strategische partnerschappen en samenwerkingen. Deze initiatieven kunnen een beperkte uitwisseling van uw persoonlijke gegevens met zich meebrengen, uitsluitend voor doeleinden die in overeenstemming zijn met onze legitieme belangen en gericht zijn op het verbeteren van uw ervaring. Hieronder vindt u specifieke gebruikssituaties die illustreren hoe en waarom we persoonsgegevens kunnen delen:

Doorverwijzingspartners: We delen gegevens met doorverwijzingspartners om vergoedingen te berekenen en de effectiviteit van hun marketingstrategieën te verbeteren. Het delen van gegevens is uitsluitend beperkt tot klanten die afkomstig zijn uit de omgeving van de betreffende doorverwijzingspartner. Ons legitieme belang ligt in het garanderen van een eerlijke vergoeding en het verbeteren van de bedrijfsefficiëntie. Deze aanpak stelt doorverwijzingspartners in staat om ervaringen op maat aan te bieden, de klantervaring te verruimen en specifieke voordelen te bieden aan nieuwe Otovo-klanten.

Verkooppartners: Onze samenwerking met verkooppartners omvat het delen van persoonlijke gegevens om de volgende redenen:

Om te voldoen aan de verplichtingen van Otovo onder klantcontracten, zodat we onze service verplichtingen nakomen.
Om de gespecialiseerde capaciteiten van onze verkooppartners te benutten bij het bedienen van een breed scala aan klantbehoeften, zodat alle personen die geïnteresseerd zijn in zonne-energie oplossingen de beste en meest geschikte service krijgen.
Voorkeur van de klant: inspelen op de voorkeur van klanten voor persoonlijke betrokkenheid en directe interacties die verkooppartners kunnen bieden.
Geografische dekking: Verkooppartners kunnen een sterke dekking hebben in bepaalde gebieden, waardoor onze diensten toegankelijker worden voor een breder publiek.

Deze activiteiten worden gedreven door ons legitieme belang in het verbeteren van de servicekwaliteit, bedrijfsefficiëntie en klanttevredenheid. Wees u ervan bewust dat u te allen tijde het recht heeft om af te zien van het delen en verwerken van uw informatie door de partners van Otovo.